Joana Pastor Perelló, Universitat Pompeu Fabra
El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos define la archivística como “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos”[i].
Los principios básicos de la archivística son:
1) El principio de procedencia y de respeto a la estructura interna del fondo, según el cual los fondos de procedencias distintas no deben mezclarse.
2) El principio de respeto al orden original, que viene a complementar al anterior. Los fondos deben conservarse en el orden original que se le dio en la oficina productora.
Por otro lado, cabe destacar que el concepto de archivo puede tener tres acepciones:
1) Como sinónimo de fondo documental[ii] es un conjunto de documentos, independientemente de su fecha, forma o soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad; y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien trasmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico. Es importante destacar que la creación de un archivo es fruto de un proceso natural.
2) Una institución responsable de la acogida, tratamiento, conservación y servicio de los documentos.
3) Un edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados y servidos.
Se podría decir que los archivos, entendiendo ahora por archivo la institución en sí, tienen 5 funciones principales:
1) Reunir documentos de archivo: ingreso (transferencias, donativo, etc.).
2) Conservar los documentos de manera óptima durante todo su ciclo vital.
3) Organizar los fondos.
4) Describir los fondos, para poder tener un control sobre ellos y poder recuperar la información que contienen.
5) Servir: difundir los fondos y hacerlos accesibles.
Un documento de archivo (record) es una “información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad”[iii]. Hay que destacar tres características de los documentos de archivo: la unicidad (son documentos originales y únicos), la objetividad (son documentos que recogen hechos objetivos; no son obras de creación ni están sujetos a derechos de autor ni propiedad intelectual) y la seriación (son el resultado de ejecutar acciones repetitivas; con el paso del tiempo estos documentos constituyen series).
Los documentos pueden tener multitud de valores (administrativo, fiscal, informativo, legal, probatorio, histórico, etc.), pero en última instancia su valor se reduce a primario o secundario.
Un documento posee un valor primario desde el mismo momento de su nacimiento, por el mero hecho de plasmar por escrito la gestión de una actividad determinada o el desarrollo de una función; es el valor administrativo, que puede ir perdiendo vitalidad con el tiempo, pero que incluso entonces conlleva un valor paralelo, el legal, jurídico o probatorio, que a veces prescribe y otras nunca lo hace.
Una vez el documento ha cumplido con el proceso administrativo cobra un nuevo valor, que aumenta con el tiempo: el de servir como fuente para la investigación histórica; es el llamado valor secundario.
Los valores de los documentos son innatos, se manifiestan con el paso del tiempo y están relacionados con el ciclo de vida documental, es decir, con las edades de los documentos:
1) La primera edad o fase activa corresponde a la fase de tramitación del documento, que se custodia en el archivo de oficina o gestión (5 años). La consulta del documento es frecuente y éste tiene ahora un valor primario o jurídico/fiscal/administrativo.
2) La segunda edad o fase semiactiva es aquella en la cual la tramitación del documento ha terminado y, por lo tanto, ha perdido gran parte de su vigencia administrativa. Se conserva en el archivo central (hasta los 15/30 años) o el intermedio (hasta los 30/50 años). El documento aún tiene valor primario, pero empieza a adquirir otro secundario. Es el momento de valorar si es necesario conservarlo o se puede eliminar.
3) La tercera edad o fase inactiva es aquella en la cual el documento adquiere valor permanente y su consulta es esporádica, con finalidad de tipo cultural o histórica. Se corresponde con la custodia de los documentos en un archivo histórico o permanente (más de 30/50 años).
La organización de un archivo corresponde a una doble necesidad: proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de forma que represente la naturaleza del organismo y que reproduzca el proceso natural mediante el cual los documentos fueron creados; y facilitar la localización física e intelectual de los documentos.
Esta organización, que frecuentemente se conoce como tratamiento documental, se estructura en 5 fases:
1) Identificación de los fondos documentales y de sus documentos.
2) Clasificación y ordenación.
3) Descripción, para permitir una rápida y eficiente recuperación de la información.
4) Valoración de los documentos para determinar su conservación (temporal o permanente) o su eliminación, según sus valores administrativos, jurídicos, fiscales, testimoniales e informativos.
5) Instalación y archivo de los documentos en depósitos adecuados para su preservación y consulta.
La clasificación conlleva agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante categorías de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. El cuadro de clasificación es la sistematización de esta premisa: es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos; y permite agrupar los documentos para constituir expedientes.
La descripción es aquella técnica que permite recuperar la información contenida en los documentos de manera rápida y eficiente, posibilitando también un mayor control sobre los fondos. Un paso culminante en la normalización de la descripción archivística a nivel internacional lo supuso la publicación de la ISAD(G), la Norma Internacional General de Descripción Archivística. Los instrumentos de descripción (finding aid) son las herramientas usadas para describir los fondos, y pueden ser de tres tipos: guías, inventarios y catálogos.
BIBLIOGRAFÍA
Cruz Mundet, José Ramón. Manual de archivística. Madrid: Fundación German Sánchez Ruipérez, 2001.
ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística = General International Standard Archival Description. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000. <http://www.icacds.org.uk/eng/ISAD%28G%29es.pdf> [Consulta: 28/03/2011].
Manual d’arxivística i gestió documental. Barcelona: Associació d’Arxivers de Catalunya, 2009.
Walne, Peter (ed.). Dictionary of Archival Terminology = Dictionnaire de terminologie archivistiques. 2a ed. Munic, Nova York, Londres, París: K. G. Saur, 1988.
[i] Walne, 1988, p. 20.
[ii] No debemos confundir fondo documental con colección documental. Esta última es un conjunto artificial de documentos, fruto de la voluntad de reunir unos documentos concretos.
[iii] ISAD(G), 2000, p. 13.
Joana Pastor Perelló es estudiante del Máster Online en Documentación Digital. Esta entrada ha sido realizada por invitación de la dirección del Máster.
