Recientemente se ha publicado el informe anual sobre el estado del mercado de la automatización de bibliotecas. El informe habla principalmente de la nueva generación de sistemas de gestión de bibliotecas (SIGB), però en la era de la información digital, ¿qué debemos tener en cuenta para escoger un SIGB? Aquí dejamos apuntadas algunas de las características esenciales que los nuevos sistemas deben cumplir:
Cloud Computing
El sistema tiene que estar basado en el cloud computing. Los bibliotecarios deben poder trabajar sobre la plataforma sin necesidad de conocer la arquitectura técnica de la aplicación ni la estructura de la base de datos y sin preocuparse de las actualizaciones, las copias de seguridad y los problemas técnicos.
Cuando alguien entra en su correo de Gmail, por ejemplo, no se pregunta qué software de base de datos se está utilizando, ni cuántos servidores están alojando la aplicación, únicamente se preocupa de leer y contestar sus e-mails.
En las bibliotecas debe suceder lo mismo. Un sistema basado en el cloud computing debe permitir a los bibliotecarios centrarse únicamente en la gestión de la biblioteca. Al mismo tiempo, la biblioteca puede ahorrar costes derivados del mantenimiento de los servidores, como el hosting, el ancho de banda de la conexión a Internet, la electricidad, el almacenaje de las copias de seguridad o el aire acondicionado del data center, entre otros.
Arquitectura web
Los sistemas de la anterior generación estaban diseñados en base a una arquitectura cliente-servidor. Este tipo de desarrollos, en los que una parte de la aplicación está instalada en un servidor central y la otra en los ordenadores del personal técnico, está obsoleto.
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| Alma de Ex Libris |
El sistema tiene que estar basado en las tecnologías web actuales. Debe permitir a los bibliotecarios trabajar directamente desde su navegador, sin necesidad de instalar otras aplicaciones y sin preocuparse de compatibilidades. Cambiar el puesto de trabajo, trabajar desde casa o incluso acceder al sistema desde un dispositivo móvil no debe ser un problema.
Gestión centralizada de los recursos
Las bibliotecas gestionan todo tipo de recursos: materiales impresos, recursos electrónicos, documentos digitales...
Cada uno de estos tipos tiene sus particularidades, pero los procesos de trabajo a veces son parecidos. Por ejemplo, todos los documentos tienen que catalogarse, sean de la tipología que sean.
Actualmente las bibliotecas tienen un sistema diferente para gestionar cada tipo de recurso: el SIGB para los materiales impresos y el catálogo, el repositorio para los documentos digitales producidos en la institución, los metabuscadores para buscar en los recursos electrónicos, los ERM para gestionar las suscripciones a bases de datos, etc.
Los sistemas de nueva generación deben permitir gestionar los recursos de forma centralizada. De esta forma, la biblioteca se ahorrará el coste de mantener varios sistemas, se reducirá el tiempo empleado en formación y los procesos serán en general mucho más eficientes, al realizarse siempre desde un mismo sitio.
Nuevos flujos de trabajo
Los flujos de trabajo o workflows que funcionaban hace unos años ya no funcionan igual en la actualidad. Todos los flujos de trabajo deben rediseñarse para reflejar la forma de trabajar actual en las bibliotecas.
Gestión centralizada de los recursos
Las bibliotecas gestionan todo tipo de recursos: materiales impresos, recursos electrónicos, documentos digitales...
Cada uno de estos tipos tiene sus particularidades, pero los procesos de trabajo a veces son parecidos. Por ejemplo, todos los documentos tienen que catalogarse, sean de la tipología que sean.
Actualmente las bibliotecas tienen un sistema diferente para gestionar cada tipo de recurso: el SIGB para los materiales impresos y el catálogo, el repositorio para los documentos digitales producidos en la institución, los metabuscadores para buscar en los recursos electrónicos, los ERM para gestionar las suscripciones a bases de datos, etc.
Los sistemas de nueva generación deben permitir gestionar los recursos de forma centralizada. De esta forma, la biblioteca se ahorrará el coste de mantener varios sistemas, se reducirá el tiempo empleado en formación y los procesos serán en general mucho más eficientes, al realizarse siempre desde un mismo sitio.
Nuevos flujos de trabajo
Los flujos de trabajo o workflows que funcionaban hace unos años ya no funcionan igual en la actualidad. Todos los flujos de trabajo deben rediseñarse para reflejar la forma de trabajar actual en las bibliotecas.
El sistema debe permitir a los bibliotecarios personalizar el panel de trabajo añadiendo widgets, información, accesos directos y estadísticas. Debe contar con un buen sistema de gestión de tareas que permita asignar tareas técnicas en base a los perfiles de trabajo.
Los gráficos y las estadísticas deben aportar información útil para la toma de decisiones, al más puro estilo business intelligence.
Colaboración entre bibliotecas
Los presupuestos que manejan las bibliotecas son cada vez más reducidos. Este problema, provocado en gran parte por la crisis económica, obliga a una mayor colaboración.
El sistema de nueva generación debe incluir mecanismos que permitan a las bibliotecas intercambiar registros, enriquecer el catálogo con información de terceros y gestionar suscripciones de forma conjunta.
Es importante, sin embargo, que el sistema permita a las bibliotecas mantener la identidad y la autonomía; los registros y los datos que se presentan a los usuarios deben ser distintos en base a las necesidades de cada institución.
Integración con otros sistemas
Algunos sistemas de gestión de bibliotecas como Aleph pueden presumir de disponer de un amplio abanico de API's y opciones para integrarse con otras aplicaciones.
Cuando esto es posible decimos que el sistema es abierto (no confundir con un sistema de código abierto). Las API's permiten desarrollar aplicaciones que se comuniquen con el sistema y aprovechen los datos y las funciones.
Los nuevos sistemas deben seguir esta línea y deben disponer de API's y mecanismos que permitan la integración con otras aplicaciones, como el campus virtual, la páginas web institucional, los proyectos europeos de digitalización, etc.
Discovery Tool
El objetivo final de todas las bibliotecas es dar servicio a los usuarios. Por este motivo, es tan importante el sistema de gestión como el OPAC que utilizarán los usuarios. El SIGB de nueva generación debe poder integrarse con cualquier discovery tool del mercado.
La discovery tool que escoja la biblioteca debe poder adaptarse para que los usuarios perciban el OPAC como una sección más del sitio web de la biblioteca. Debe poder responder a las necesidades particulares de la institución.
Los gráficos y las estadísticas deben aportar información útil para la toma de decisiones, al más puro estilo business intelligence.
Colaboración entre bibliotecas
Los presupuestos que manejan las bibliotecas son cada vez más reducidos. Este problema, provocado en gran parte por la crisis económica, obliga a una mayor colaboración.
El sistema de nueva generación debe incluir mecanismos que permitan a las bibliotecas intercambiar registros, enriquecer el catálogo con información de terceros y gestionar suscripciones de forma conjunta.
Es importante, sin embargo, que el sistema permita a las bibliotecas mantener la identidad y la autonomía; los registros y los datos que se presentan a los usuarios deben ser distintos en base a las necesidades de cada institución.
Integración con otros sistemas
Algunos sistemas de gestión de bibliotecas como Aleph pueden presumir de disponer de un amplio abanico de API's y opciones para integrarse con otras aplicaciones.
Cuando esto es posible decimos que el sistema es abierto (no confundir con un sistema de código abierto). Las API's permiten desarrollar aplicaciones que se comuniquen con el sistema y aprovechen los datos y las funciones.
Los nuevos sistemas deben seguir esta línea y deben disponer de API's y mecanismos que permitan la integración con otras aplicaciones, como el campus virtual, la páginas web institucional, los proyectos europeos de digitalización, etc.
Discovery Tool
El objetivo final de todas las bibliotecas es dar servicio a los usuarios. Por este motivo, es tan importante el sistema de gestión como el OPAC que utilizarán los usuarios. El SIGB de nueva generación debe poder integrarse con cualquier discovery tool del mercado.
La discovery tool que escoja la biblioteca debe poder adaptarse para que los usuarios perciban el OPAC como una sección más del sitio web de la biblioteca. Debe poder responder a las necesidades particulares de la institución.
Para concluir esta entrada os dejo el enlace al nuevo sistema de gestión de bibliotecas de Ex Libris, empresa líder en el sector de la automatización de bibliotecas, llamado Alma, que está siendo utilizado actualmente en bibliotecas de todo el mundo (Boston University, Boston College, University of Minnesota, Princeton University...).
Un saludo,
Jofre Capdevila. Gestor de la Comunidad Online del Máster Online en Documentación Digital.
Este post ha sido realizado a partir del artículo de Jordi Vendrell en el blog de GreenData.
Post original: http://greendatablog.blogspot.com.es/2012/04/claves-para-escoger-un-sigb-de-nueva.html.
